Aplicación de la metodología Six Sigma para mejorar el proceso de trámite documentario en la Municipalidad Distrital de Huacullani

Abstract

El presente proyecto de investigación consiste en aplicar la metodología Six Sigma para mejorar el proceso de trámite documentario de la Municipalidad Distrital de Huacullani, institución pública que enfrenta deficiencias en su proceso de trámite documentario, reflejadas en demoras excesivas, pérdida de documentos, falta de seguimiento y baja satisfacción de los usuarios. El objetivo principal es aplicar la metodología Six Sigma para mejorar la eficiencia y calidad del proceso documentario mediante el desarrollo estructurado de las cinco fases del ciclo DMAIC: definir, medir, analizar, mejorar y controlar. La investigación es de tipo aplicada, con enfoque cuantitativo y diseño cuasiexperimental; se recopilan datos mediante observación estructurada, encuestas y entrevistas, aplicadas a una muestra censal compuesta por 70 trabajadores administrativos y 80 trámites. En la fase de medición se identifican indicadores clave de desempeño (KPI) y puntos críticos del proceso; posteriormente, en la fase de análisis, se determinan las causas raíz de las deficiencias. La fase de mejora implementa soluciones técnicas y de gestión, incluyendo la sistematización del proceso a través de un sistema web de gestión documental. En la fase de control se evidencia una mejora significativa en los tiempos de atención, reducción de errores en los trámites, mayor capacitación del personal y aumento en la satisfacción del usuario. Finalmente, el valor del Sigma Madre, que inicialmente se encontraba en un nivel deficiente, mejora sustancialmente al final del proceso, pasando de 2.06 a 3.29, con ello se concluye que la aplicación de la metodología Six Sigma, junto al uso de herramientas tecnológicas, mejora el proceso de trámite documentario haciéndolo más eficiente, controlado y orientado al ciudadano.